Opticasa: Administracja i Zarządzanie Nieruchomościami

W związku z wprowadzeniem kolejnych obostrzeń i zasad bezpieczeństwa związanych z epidemią COVID-19 Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przypomina, że o możliwości organizacji zebrań wspólnot mieszkaniowych decydują aktualne zasady i ograniczenia.

W aktualnej sytuacji epidemicznej o możliwości organizacji zebrań (m.in. zebrań rocznych przez wspólnoty mieszkaniowe) decydują aktualnie obowiązujące zasady i ograniczenia wprowadzone przepisami rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii. Rozstrzygają one o możliwości organizacji wszelkiego rodzaju zebrań, spotkań oraz o dopuszczalnej liczbie uczestników takiego zebrania. Tym samym organizowanie przez wspólnoty zebrań jest możliwe pod warunkiem, że obowiązujące przepisy ww. rozporządzenia przewidują taką możliwość.

Aktualne zasady dotyczące ograniczeń i zasad bezpieczeństwa publikowane są na stronie Ministerstwa Zdrowia pod adresem https://www.gov.pl/web/koronawirus/aktualne-zasady-i-ograniczenia.

W celu zminimalizowania ryzyka zakażenia wirusem SARS-CoV-2 uczestnicy zebrania obowiązani są do zakrywania ust i nosa zgodnie z zasadami określonymi w aktualnie obowiązującym rozporządzeniu. Wskazane jest także wietrzenie pomieszczenia, w którym będzie odbywać się zebranie wspólnoty.

Co do zasady roczne zebrania powinny mieć formę stacjonarną, z ewentualnym udziałem głosów zebranych przez zarząd w trybie indywidualnym, np. za pomocą poczty elektronicznej. Nie ma jednak przeszkód, aby zainteresowane wspólnoty przeprowadziły roczne zebranie w formule hybrydowej, gdzie część uczestników – w liczbie dozwolonej przez aktualnie obowiązujące przepisy – bierze osobisty udział w zebraniu, część zaś bierze udział łącząc się z uczestnikami zebrania oraz z prowadzącym je zarządem – za pomocą urządzeń komunikacji zdalnej, przekazujących obraz oraz dźwięk. Co istotne, oddanie ważnego głosu w tej formule może nastąpić również za pomocą poczty elektronicznej bądź indywidualnych kont przypisanych poszczególnym właścicielom lokali w programach do obsługi wspólnoty. Możliwe jest w takim przypadku oddanie głosu także w inny sposób, np. w formie pisemnej za pomocą skrzynki kontaktowej wspólnoty mieszkaniowej. Natomiast ci spośród członków wspólnoty, którzy nie wezmą udziału w tak przeprowadzonym zebraniu – a uchwały nie zostaną na nim podjęte – będą mogli oddać głos w trybie indywidualnym, np. wykorzystując do tego skrzynkę podawczą wspólnoty.

Taki sposób organizacji rocznych zebrań umożliwi zachowanie dystansu społecznego oraz przestrzeganie ograniczeń co do dopuszczalnej liczby uczestników zebrania. Zastosowanie takiego rozwiązania ułatwi funkcjonowanie wspólnot mieszkaniowych – możliwe będzie m.in. przeprowadzenie przez członków wspólnoty dyskusji nad zatwierdzeniem sprawozdania z zarządu za rok miniony i planem na rok obecny, wraz z przyjęciem w obu tych kwestiach stosownych uchwał.

Należy także przypomnieć, że termin zwołania zebrań sprawozdawczych wciąż jest wydłużony o okres do 6 tygodni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Jednakże wspólnoty, które będą jednak zainteresowane przeprowadzeniem zebrania w terminie wcześniejszym, mogą zorganizować je pod warunkiem zachowania zasad określonych ww. rozporządzeniem, np. w formule hybrydowej, czyli z wykorzystaniem narzędzi teleinformatycznych.

Źródło: www.gov.pl